Política de tratamiento de datos personales
Adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
Borrador sin revisión legal. Este texto recoge la estructura y los contenidos mínimos que exige la norma, pero debe ser revisado y adoptado formalmente por un abogado antes de publicarse. Los campos entre corchetes deben completarse.
1. Responsable del tratamiento
[Razón social], identificada con NIT [número], domiciliada en [dirección], [ciudad], Colombia. Correo de contacto para el ejercicio de derechos: [correo]. Teléfono: [teléfono].
2. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados se tratan para: prestar el servicio de gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo contratado; administrar la relación contractual y la facturación; atender solicitudes, quejas y reclamos; y remitir comunicaciones sobre cambios normativos, cuando el titular lo haya autorizado expresamente.
3. Datos sensibles y datos de salud
La plataforma trata datos relativos a la salud de los trabajadores, que el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 clasifica como datos sensibles. Su tratamiento se realiza únicamente con autorización expresa del titular, para la finalidad de vigilancia médica ocupacional prevista en el Decreto 1072 de 2015, y respetando la reserva de la historia clínica ocupacional que mantiene la Resolución 1843 de 2025. El empleador accede al concepto de aptitud y a las recomendaciones; el diagnóstico permanece reservado al médico ocupacional. Ningún titular está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
4. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5. Procedimiento para ejercer los derechos
Las consultas y reclamos se presentan al correo [correo] indicando el nombre del titular, la descripción de los hechos y los datos de contacto. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
6. Seguridad de la información
Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, registro de auditoría de cada consulta a datos de salud y copias de respaldo periódicas.
7. Transferencias y transmisiones
[Detallar los encargados del tratamiento —proveedores de alojamiento, correo transaccional y analítica— y el país donde se alojan los datos, junto con los contratos de transmisión suscritos.]
8. Vigencia
Esta política rige a partir del [fecha]. Los datos se conservarán mientras subsista la relación contractual y, después, durante los plazos de conservación documental que exige la normativa del SG-SST.